きさみす流 メールの管理方法 ー大量に送られてくるメールを上手に管理したい！ー
今日は金曜日。
今週は連休があったのもありますが、週末が来るのが早いですね。
意味のある日々を過ごせているかな？と毎晩考えられるブログというツールは今の私にとってとてもいいものです。
今日は、今後どんどん増えるメールのやり取りで頭がパンクしないようにするためにメールの管理方法を確立したので書き残しておきます。
メールの管理
実は、就職活動を現在ボチボチと行っています。
基本的にルールを決めてから進めないと頭の中がいっぱいいっぱいになって何もできなくなる私。
そこで、メールの管理方法などもはっきりと確立することにしました。
はじめに自分の中のルールやテンプレートを作っておくことで後々の作業効率が上がるので。
使用するメールアドレスはActive! mailを利用
メールアドレスは組織の中で発行された仕事用メールを利用するのが、プライベートとの差別化も図れるのでいいんじゃないかなぁと個人的には思っています。
私の場合、Active! mailというもののアドレスが個人的に発行されているので、それを利用することに。
行ったこと１：メアドの転送
そこではじめに、普段使いのスマホのプライベートメールアドレスへ内容を転送するように設定。
これは、Active! mailではログインするまでメールが届いたかの確認ができないためです。（というか、できるのかもしれないけれど私はやり方がわからない…。）
情報のこまめな確認が必要な就活において、見落としは恐ろしいので通知の届くスマホのプライベートメールアドレスへの登録は個人的に重要だと感じます。
さらに、リクナビやマイナビ などの就活アプリへのアドレスの登録はActive! mailのアドレスを登録。
こうすることで、Active! mailへ情報が集まる上にメールが届いたときはスマホから届いたことを確認することが可能となります。
行ったこと２：署名の作成
署名のテンプレートの作成を行いました。
企業さんとメールのやりとりをしている途中で、社会人の方が毎回メールの下にテンプレートのように自分の情報を載せているけれどこれは常識なのだろうか…？と思うようになったため、調べてみることに。
↓これです。恥ずかしながら、署名っていうのをついこの間まで知りませんでした…。
株式会社○○○○○○
住所○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
TEL： ○○○○○○○ FAX： ○○○○○○○○
メール： ○○○○○○○○
ホームページ： ○○○○○○○○
そこで、自分も必要ではないか？と改めて調べていくと、やはり必要そうだという結論に至りました。
メールマナーのうちの一つらしいので、作っていない方はこの機会にでも！
ちなみにActive! mailだと「ツール」の中に「署名管理」というツールが用意されているので、私はそこで作成しました。
一度作って保存しておけばテンプレートとして転用が簡単にできるので作成しておくのを勧めます。
行ったこと３：受信メールの整理のためのフォルダ分け
受信メールがたくさん来たときにまとめ方って困りますよね。
私はずっと困っていました。
その上、解決策がわからないままで管理していたら、情報が目を滑り大事な予定を忘れてしまうなんてこともたくさんありました。
このままでは困ると思っていたときに、ここ数ヶ月の私の頑張りが顔を出してくれました。
(心の中の声)こういうときはタグ付けやフォルダ整理で対応できるよ…！
ありがとう、心の中の私。
そこで、メール整理のためのフォルダ分けをすることに。
具体的には、
- 企業さんからメールが届いたらその会社名をフォルダとして作る（例：フォルダ名 株式会社〇〇）
- その後、メールが受信されるたびにそのフォルダへ。
- 自分の送信したメールも企業さんごとに割り振ってその会社名のフォルダへ。
これならズボラな私でも分けることが可能です。
私はさらに、この各企業の会社名のフォルダたちをまとめて、「就職活動」という親フォルダに突っ込んでいます（就職活動以外の業務用メールも届くのでそのメールとの差別化を図るために）。
受信メールも、それに対する返信も企業さんごとにまとめておけば見返すことが楽になるだろうと踏んでこのような整理方法にしてみましたが、個人的にはお気に入りです。
送受信メールを一括管理して、日時ごとに並べ替えると時系列順に内容を確認できるところがミソ。
おわりに
書き漏れがなければ、現段階でのメールの管理法はこんなところですかね。
最終的な作業効率の向上を図るためのマイルールづくりは個人的にとても大切。
また、新たにいい使い方を思いついたらブログにまとめようと思います。
